גריסת נייר ומסמכים יכולה לסייע גם למחזור אולם זו לא הסיבה העיקרית מדוע עסקים רבים גורסים את אותם מסמכים וניירות המצטברים בעסק. הוא עושים זאת מטעמי בטיחות ואבטחת מידע כמובן. כל עסק כיום, בוודאי כזה שצובר הרבה ניירות, מסמכים, קלסרים, תיקיות ודיסקים עם מידע – הוא עסק שיש בו הרבה חומרים ומידע על לקוחות, על העסק, על פעילותו ועוד. לרוב מדובר במידע רגיש וכמובן בכל הנוגע למידע של לקוחות החברה הנושא אף רגיש יותר כיוון שהחברה מתחייבת לשמור על אבטחת המידע של לקוחותיה ולא לפגוע בהם, משהו שגם עשוי לגמור על החברה מבחינת מוניטין וכמובן מבחינה כלכלית ותביעות. על כן חלה ההתלבטות האם לקנות מגרסה למשרד או לשכור שירותי גריסה חיצוניים.
האם לרכוש מגרסה משרדית או לשכור שירותי גריסה לנייר חיצוניים?
גריסת נייר היא פעולה שכיחה במיוחד במשרדים ובתי עסק שונים הצורכים מידע רב, במיוחד על דפים. צבירה גדולה של דפים בסופו של דבר דורשת שטח אחסון ולעתים רבות הגיבוי המודפס הזה יכול לתפוס שטח אחסון רב עד כדי כך שיהיה צורך לגרוס את המסמכים המיותרים. מה קורה לגבי המסמכים החשובים? הם מאוחסנים בדרך כלל במחסן ארכיון כמובן ולאחר 7 שנים כאשר המסמכים כבר אינם בתוקף משפטי ניתן להעבירם לגריסה. אז מה לעשות לגבי מגרסה משרדית והמסמכים במשרד? האם לשכור שירותים חיצוניים או לרכוש מגרסה? ובכן לעסק שצובר הרבה נייר עדיף מבחינה כלכלית להשכיר שירותים חיצוניים. אחת לשבוע/חודש או זמן אחר שתקבעו יגיע נציג מטעם החברה החיצונית, יאסוף את החומר הנדרש לגריסה וזה יופעל למפעל הגריסה של החברה. עלויות המגרסה המתקדמת, השימון שלה, התחזוקה השוטפת או התיקון בתקלות שלה לאורך הזמן ולאחר תקופת האחראיות יהיו יקרים יותר בטווח הארוך.
כיצד נהיה בראש שקט לגבי גריסת נייר עם חברה חיצונית?
העברת גריסת נייר לחברה חיצונית? ייתכן ואתם חושבים שמדובר בצעד מסוכן מבחינת אבטחת המידע. ובכן מלבד העובדה שחשוב לדעת מול מי עובדים בתעשייה וחשוב שיהיה חוזה אבטחת מידע חתום בין הצדדים, הרי שכדאי גם לעבוד מול חברה שתאפשר לכם לצרף נציג מטעמכם להעברת המסמכים ופעולת הגריסה באופן מידי במפעל החברה. לאלה מכם שירצו לוותר על צירוף הנציג לכל הפחות יבקשו סרטון עם גריסת המסמכים של החברה.
שירותים נוספים שכדאי לבדוק עם החברה:
- סריקת תמונות – סריקת תמונות דורשת מחשב ומכונה מיוחדת שיכולה לסרוק במהירות את התמונות, ברמת איכות גבוהה ואף לבצע תיקונים לליקויים שונים במהלך הסריקה באמצעות תוכנה ממוחשבת מתקדמת. לאחר מכן גיבוי על דיסק או זיכרון נייד והגשה חוזרת לחברה של הגיבוי.
- סריקת מסמכים – ישנם מסמכים או קלסרים הכוללים מסמכים מיוחדים שהחברה רוצה לסרוק ולגבות אותם באופן דיגיטלי (בדומה לסריקת התמונות רק עבור מסמכים) ואז לגרוס את הניירת.
- גריסה מיוחדת – של דיסקים, כרטיסי אשראי, פנקי חשבוניות, שיקים ועוד.
